Das Schulportfolio besteht nicht nur aus einer Fülle heterogener Dokumente. In der Regel hat es auch eine Vielzahl unterschiedlicher Autorinnen und Autoren. Um den komplizierten Abstimmungsprozess im Kollegium zu vereinfachen, bietet sich die Arbeit mit einem Wiki an.

Die Schule hat Ziele und Inhalte der Lehr- und Lernangebote in schuleigenen Unterrichtsvorgaben festgelegt (schulinterne Curricula, schuleigene Lehrpläne, schuleigene Arbeitspläne). Schulentwicklung kann nur dann geplant werden, wenn klare Zielvorstellungen und hinreichendes Wissen über den augenblicklichen Standort vorhanden sind. Lehrerhandeln ist komplexes Handeln; es umfasst die Lehrerfunktionen Unterrichten, Beurteilen, Beraten, Erziehen, Verwalten und Innovieren. Es vollzieht sich individuell und/oder im Team, formell und/oder informell. Im Schulalltag gewinnt die Zusammenarbeit und Abstimmung im Kollegium eine immer größere Bedeutung und bedarf der Koordination und Dokumentation.